Envie as NFs de sessões corporativas/subsidiadas de forma prática e segura pelo Portal de Fornecedores do Zenklub.
Como acessar o Portal de Fornecedores:
Abra uma aba dentro do navegador Google Chrome ou Mozilla Firefox, que são os únicos navegadores compatíveis, e cole esse link no espaço para endereço: https://fornecedores.zenklub.com.br/
Pode ser interessante salvar a página nos seus favoritos, para facilitar a sua rotina nos meses seguintes.
Para o primeiro acesso, digite seu e-mail de cadastro na plataforma e clique em ‘Esqueceu sua senha?’
Um e-mail de recuperação de senha de título ‘Alterar Senha - Zenklub - Fornecedores’ será enviado pelo info@zenklub.com
Nesse e-mail, clique em ‘Resetar Senha’ e siga o passo a passo para iniciar o login.
Feito o login, a página inicial do Portal será essa:
Como enviar a NF das sessões do período:
Clicando em 'PEDIDOS', você vai ter acesso ao valor atual para ter a nota fiscal enviada:
Nesse exemplo, a empresa de Razão Social Zenklub Servicos Ltda deve enviar uma NF de R$500,00. A Razão Social e o valor serão diferentes para cada especialista parceiro.
Como o Portal vem sendo desenvolvido e aprimorado nos últimos meses, podem existir notas de pagamentos anteriores que já, inclusive, foram repassados. Você pode apenas desconsiderar essas linhas e levar em consideração os valores de Negociação do mês atual (no nosso exemplo, novembro de 2024).
O valor que constar nessa tela é exatamente o valor que deve ter a sua NF, então, se ela possuir um valor diferente, esse é o primeiro indicativo de que o procedimento não foi seguido de forma correta.
O fechamento ocorrerá todos os meses ao longo do dia 24 e o valor poderá levar até as 17h do dia 25 para constar na sua página de 'PEDIDOS'.
Desse modo, não será possível enviar notas anteriores a esse dia e horário, reduzindo as chances de erro por obtenção de valores ainda não confirmados no Relatório Financeiro.
Para anexar sua nota fiscal, clique em Enviar NFe:
E, na próxima tela, preencha os 4 campos obrigatórios marcados com um asterisco e faça o upload do arquivo da nota fiscal, no formato PDF (obrigatoriamente), do seu computador:
N° Nota: número da NF emitida pelo seu CNPJ, geralmente fica no canto superior direito do documento;
Valor: o valor encontrado no seu ZenOffice e também na página PEDIDOS;
CNPJ do Prestador (coloque aqui o seu CNPJ): CNPJ da sua empresa apenas em dígitos (não é o CNPJ do Zenklub);
Data Emissão: data em que foi emitida a nota, dado esse que também consta no documento.
Por fim, clique em ‘Salvar NFe’, no canto inferior direito da página:
Nesse momento, caso tenha sido preenchido um valor diferente do valor estipulado no Portal, você irá verificar essa mensagem de erro:
Basta corrigir, inserindo o valor correto e clicar novamente em ’Salvar NFe’.
Depois do envio da NF:
Estando tudo certo com os campos preenchidos, o Portal retornará para a página de 'PEDIDOS', em que você prontamente vai poder observar o Status da NF como ‘Em Análise’.
Nesse status, não é possível ajustar mais nenhuma informação ou adicionar um outro documento.
*Exemplo de Status NF: 'Em Análise'
*Exemplo de Status NF: 'Reprovada'
Clicando em 'DETALHES', você acessa as informações preenchidas no passo anterior.
E, em 'VER LOGS', você acessa informações adicionais diferentes da tela anterior, apenas após a validação da nota fiscal enviada.
*Exemplo da tela 'VER LOGS' quando a NF está em análise:
Validação do documento enviado:
Em até 3 dias úteis depois de enviada a nota, sua NF será validada pela nossa Contabilidade e, de modo transparente, disponibilizaremos a atualização de Status da nota, que poderá ter sido:
- APROVADA - gostaríamos de te tranquilizar pois seu repasse de sessões corporativas/subsidiadas estará programado para o 5º dia útil do mês seguinte; ou
- REPROVADA - você poderá identificar os motivos de rejeição e, de forma autônoma, atuar nas correções necessárias:
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- ANEXO NÃO É NOTA FISCAL – envie o documento correto, com código de validação ou verificação e QRCode;
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- VALOR DA NOTA FISCAL INCORRETO – confira o valor da NF a ser emitida (aqui você encontra detalhes sobre o valor a ser inserido na nota);
- DOCUMENTO ILEGÍVEL - o documento enviado não permite leitura de alguma informação importante para aprovação da nota (PDF veio cortado, arquivo não abre, entre outros);
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- NOTA SEM VALOR FISCAL – a nota deve ter valor fiscal, código de validação ou verificação e QRCode, recibos sem esses atributos não são aceitos;
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- TOMADOR DO SERVIÇO NÃO É O ZENKLUB [print abaixo] – para sessões dessa categoria, o tomador de serviços deve ser o Zenklub (acesse essa página para obter as informações da empresa tomadora, como CNPJ, endereço e inscrição municipal).
*Exemplo da tela 'VER LOGS' quando a NF foi por 'TOMADOR DE SERVIÇO NÃO É O ZENKLUB':
IMPORTANTE:
Não é possível desfazer um envio de NF, de modo que é necessário aguardar a validação para, se for o caso, fazer o envio de um novo documento.
Os envios poderão ocorrer entre os dias 25 e 30 de cada mês mas é aconselhável que você realize esse procedimento o mais próximo possível do início desse período - entre os dias 25 e 27 - para que, se acontecer algum erro, você ter tempo hábil para ajustar o documento sem impactar o seu repasse.
No caso de recusa da NF, não será enviado e-mail ou notificação, então mantenha a atenção e consulte regularmente o Portal para verificar as atualizações.
Nosso time de Experiência do Profissional não terá acesso aos detalhes envolvidos no envio e aprovação das NFs enviadas, então é de extrema importância que essa FAQ seja consultada sempre que necessário.
Caso tenha dúvidas adicionais, entre em contato com o suporte via chat no Zenoffice ou pelo profissionais@zenklub.com
Lembrando que nosso horário de atendimento é de Seg. a Sex. das 9H00 às 18H00 (exceto feriados).